Tehnici de comunicare eficienta: exemple de asa da si asa nu

Discutam despre tehnici de comunicare eficienta si in acest articol in care am prezentat tehnica celor 7C.

Asadar, aceasta tehnica de comunicare ne spune ca pentru a avea un mesaj care sa isi atinga obiectivul, acesta trebuie sa fie: clar, concis, concret, corect, coerent, complet, curtenitor/politicos.

Iata mai jos exemple clare de asa da si asa nu, pentru fiecare dintre caracteristicile acestei tehnici de comunicare eficienta.

Clar

Exemplu negativ:

Buna, Mihai.
Voiam sa iti scriu o scurta observatie despre Daniel, care lucreaza in departamentul tau. Este o mare valoare si as vrea sa vorbesc mai multe cu tine despre el, cand vei avea timp.
O zi buna,
Florin

Despre ce este vorba in acest email? Nu putem spune cu siguranta. In primul rand, daca exista mai multi angajati cu numele de Daniel in departamentul lui Mihai, acesta nu va sti despre cine anume vorbeste Florin.

In al doilea rand, ce anume face Daniel, incat este considerat o mare valoare? Nici asta nu stim. Este foarte vag, asadar Mihai va trebui neaparat sa dea inca un email prin care sa ceara mai multe informatii.

In plus, care este scopul acestui email? Vrea Florin sa poarte o simpla discutie nesemnificativa despre Daniel sau exista un obiectiv clar? Nu putem spune, deci Mihai va fi cu siguranta confuz.

Exemplu pozitiv

Buna, Mihai.
Voiam sa iti scriu o scurta observatie despre Daniel Popescu, angajatul din departamentul tau. In ultimele saptamani, a ajutat departamentul de IT sa treaca cu bine peste multe sarcinii grele, in timpul sau liber.
Acum, avem un proiect foarte greu, care trebuie terminat intr-un timp cat mai scurt, iar cunostintele si abilitatile lui ne-ar fi de mare ajutor. Putem sa il avem alaturi de noi in acest proiect?
As aprecia enorm sa purtam o conversatie mai detaliata despre acest subiect. Cand ar fi cel mai bun moment in care as putea sa te sun pentru a continua discutia?
O zi buna,
Florin
In acest exemplu, mesajul este mult mai clar, iar destinatarul intelege exact despre ce este vorba si are informatiile necesare pentru a trece la pasul urmator.

Concis

Exemplu negativ
Buna Alex,
Voiam sa intru in contact cu tine, in legatura cu campania de email marketing pe care am schitat-o, oarecum, joia trecuta. Chiar consider ca pubicul nostru tinta clar vrea sa vada eforturile filantropice ale companiei. Cred ca vom avea un mare impact si va ramane in
mintea oamenilor mai mult decat o scrisoare de vanzare.

De exemplu, daca vorbim despre eforturile companiei de a deveni sustenabila, totodata, despre actele de caritate pe care le facem in scolile locale, oamenii pe care vrem sa ii atragem isi vor aminti mesajul nostru mai mult timp. Impactul va fi mai mare.
Ce crezi?
Andreea

Acest email este prea lung, contine repetitii si are o multime de spatiu ocupat in mod nejustificat.

Exemplu pozitiv
Buna Alex,
Vreau sa discut cu tine despre campania de email marketing pe care am analizat-o joi. Publicul nostru tinta va dori sa stie despre eforturile filantropice ale companiei, in special despre obiectivele noastre legate de sustenabilitate si de ajutorarea scolilor locale.
Acest lucru ar avea un mult mai mare impact si va ramane in mintea oamenilor mai mult timp decat o scrisoare de vanzari traditionala.
Ce crezi?
Andreea

 

Concret

Exemplu negativ
Firma de contabilitate XYZ te va ajuta sa iti dezvolti afacerea.
O astfel de afirmatie nu iti va aduce prea multe vanzari. Nu are pic de pasiune, niciun fel de detalii, nimic care sa genereze emotii, nimic care sa le spuna destinatarilor de ce ar trebui sa le pese. Mesajul nu este suficient de concret, incat sa faca o diferenta.

Exemplu pozitiv
Cat timp pierzi pentru a tine evidenta actelor companiei tale? Cu siguranta, prea mult. Contacteaza Firma de contabilitate XYZ si imputerniceste-i pe altii sa se ocupe de aceste documente in locul tau. Foloseste-ti timpul pentru a gasi solutii prin care sa iti dezvolti afacerea!
Acest exemplu este o varianta mai buna, intrucat arata nevoia clientului, argumenteaza, se identifica, creeaza o imagine vie a serviciului oferit. Altfel spus, devine viu prin detalii.

 

Corect

Exemplu negativ

Buna Andrei,
Merci mult pentru intalnirea de la pranz, de astazi. Mia placut conversatia care am purtat-o si abia astept sa mergem inaitne cu proeictul nostru. Sunt sigur ca dedlineul de doua saptamani nu va fi o problema.

Merci inca o data, si vorbim in curand!
Bogdan.
Daca treci repede cu privirea peste acest mesaj, ai reale sanse de a nu observa greselile prezente. Totusi, daca esti atent vei observa mai multe.
In afara de greselile de tehnoredactare, vei observa lipsa unui “pe” din “pe care” si faptul ca adresarea nu este adecvata (merci in loc de multumesc, lipsa numelui de familie din semnatura si stilul informal)

 

Coerent

Exemplu negativ

Maria,
Vreau sa iti scriu o scurta observatie despre raportul pe care l-ai terminat saptamana trecuta. I l-am transmis Mihaelei spre aprobare si ea doreste sa se asigure de faptul ca tu stii despre sedinta de departament pe care o sa o avem vineri. O sa construim o schita pentru noul manual al angajatului.
Multumesc,
Alin
Dupa cum se poate observa, emailul din exemplu nu isi comunica ideea prea bine. Unde este feedback-ul Mihaelei asupra raportului Mariei? Care este legatura dintre el si sedinta de vineri?

Exemplu pozitiv
Buna Maria,
Vreau sa iti scriu o scurta observatie referitoare la raportul pe care l-ai terminat saptamana trecuta. I l-am dat Mihaele pentru aprobare si mi-a spus ca ar mai fi cateva schimbari pe care
va trebui sa le faci. O sa iti transmita ea un email cu detaliile respectiva in cursul acestei zile.
Multumesc,

Alin.
Tine cont de faptul ca Alin nu a mentionat nimic de sedinta in acest exemplu, intrucat aceasta aducere aminte ar trebui sa fie un email de sine statator. Astfel, Maria poate intelege mai clar sarcinile pe care le are de facut. Tine minte: un subiect=un email.

 

Complet

Exemplu negativ
Buna ziua
Vreau sa va reamintesc de sedinta pe care o avem maine.
Ne vedem atunci.
Cristi.
Este evident faptul ca acest mesaj este incomplet. Ce intalnire? Unde? Cand? De ce?
Exemplu pozitiv
Buna ziua,
Vreau sa va reamintesc faptul ca maine are loc sedinta despre politica de comunicare a companiei. Ne vom intalni la 10:00 in sala de conferinte de la etajul 2. Va rog, confirmati-mi prezenta!
Ne vedem maine,
Cristi

 

Curtenitor/Politicos
Exemplu negativ
Lucian,
Vreau sa stii ca nu apreciez modul in care echipa ta monopolizeaza discutiile de la sedintele saptamanale. Am o multime de proiecte si am nevoie de timp pentru a discuta despre nevoile echipei mele. Pana acum, multumita departamentului tau, nu am avut cum sa fac asta. Poti sa te asiguri ca se va gasi timp si pentru mine si echipa mea, saptamana viitoare?
Multumesc,
Filip
Mesajele de acest tip pot porni revolte in companie. In plus, nu creeaza decat sentimente negative si un moral scazut, urmarea fiind scaderea productivitatii.

Exemplu pozitiv
Buna Lucian,
Vreau sa iti scriu o scurta observatie si sa iti cer o favoare. In ultimele saptamani, echipa ta reuseste o treaba minunata in ceea ce priveste sublinierea progresului ei, in cadrul sedintelor. Totusi, acest lucru foloseste o parte din timpul pe care echipa mea l-ar putea folosi in acelasi scop. As aprecia enorm daca ai putea sa oferi departamentului meu putin timp in plus, pentru a-si putea exprima punctul de vedere.
Multumesc mult si anunta-ma daca pot face ceva pentru tine.
O zi frumoasa,

Filip
Diferenta se vede cu ochiul liber. Emailul este atat diplomat, cat si prietenos si are sanse putine de a da nastere unor sentimente negative in companie.
Va doresc mult succes in tot ceea ce faceti!

Comentarii

comentarii

Aboneaza-te GRATUIT la Newsletter

Aboneaza-te acum la newsletterul nostru pentru a primi gratuit informatii specializate relevante pentru dezvoltarea ta profesionala si personala.

E-mail:

   

To Top